SI là gì? Cách lập Shipping Instruction chuẩn nhất

Shipping Instruction (SI), hay còn được gọi là Hướng dẫn Giao hàng, là một tài liệu quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa, đóng vai trò cầu nối giữa người xuất khẩu (Exporter) và người vận chuyển (Forwarder). SI là một tập hợp thông tin chi tiết, đầy đủ về hàng hóa, phương thức vận chuyển, địa điểm giao nhận và các yêu cầu đặc biệt, nhằm đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa được diễn ra một cách chính xác và hiệu quả nhất.

SI là gì và vai trò của nó trong vận chuyển quốc tế?

Shipping Instruction (SI) là một tài liệu quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa, đóng vai trò cầu nối giữa người xuất khẩu (Exporter) và người vận chuyển (Forwarder). SI là một tập hợp thông tin chi tiết, đầy đủ về hàng hóa, phương thức vận chuyển, địa điểm giao nhận và các yêu cầu đặc biệt, nhằm đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa được diễn ra một cách chính xác và hiệu quả nhất.

SI thường được sử dụng trong vận chuyển quốc tế, bởi trong trường hợp này, hàng hóa phải trải qua nhiều khâu trung chuyển, thông quan, kiểm tra,… và việc nắm rõ thông tin về hàng hóa là vô cùng cần thiết để tránh những rủi ro và chi phí phát sinh không đáng có.

Vai trò của SI:

1. Làm rõ trách nhiệm: SI xác định rõ ràng trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình giao nhận hàng hóa, giúp tránh những tranh chấp hoặc hiểu nhầm không đáng có.

2. Đảm bảo thông tin: SI cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, giúp cho người vận chuyển có thể lên kế hoạch vận chuyển phù hợp và hiệu quả nhất.

3. Tối ưu hóa thời gian: SI giúp rút ngắn thời gian vận chuyển, thông quan và giao nhận hàng hóa, nhờ vào việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác ngay từ đầu.

5. Giảm thiểu rủi ro: SI giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, thông qua việc cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, yêu cầu đóng gói, bảo quản và các quy định về vận chuyển.
6. Hỗ trợ giải quyết vấn đề: SI là tài liệu tham khảo quan trọng trong trường hợp xảy ra vấn đề hoặc tranh chấp trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Lợi ích của Shipping Instruction (SI) trong quá trình giao nhận hàng hóa

Shipping Instruction (SI) mang lại nhiều lợi ích cho các bên tham gia trong quá trình giao nhận hàng hóa, bao gồm:

1. Giảm thiểu lỗi sai sót: SI là một tài liệu chính xác và chi tiết, giúp loại bỏ các lỗi sai sót trong quá trình vận chuyển, thông quan và giao nhận hàng hóa.

2. Thuận tiện cho việc theo dõi: SI giúp cho cả người xuất khẩu và người vận chuyển có thể dễ dàng theo dõi tình trạng của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.

3. Hỗ trợ việc thanh toán: SI cung cấp thông tin đầy đủ về hàng hóa và các chi phí liên quan, giúp cho việc thanh toán được thực hiện một cách thuận lợi và minh bạch.

5. Cải thiện hiệu quả hoạt động: SI giúp cho quy trình vận chuyển hàng hóa trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí.
6. Tăng cường sự tin tưởng: SI thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của người xuất khẩu, giúp tăng cường sự tin tưởng từ phía khách hàng và đối tác

Tham khảo: Bill Of Lading là gì?

Các thông tin chính cần có trong Shipping Instruction

Mỗi Shipping Instruction (SI) có thể bao gồm các thông tin khác nhau tùy theo yêu cầu của từng đơn hàng, tuy nhiên một số thông tin cơ bản cần có trong SI bao gồm:

1. Thông tin về hàng hóa:
   • Tên hàng hóa, mã hàng hóa, số lượng, trọng lượng, kích thước, đơn vị tính,…
   • Mô tả chi tiết về hàng hóa (ví dụ: màu sắc, chất liệu, …)
   • Loại bao bì, số lượng bao bì, trọng lượng bao bì
   • Số lượng kiện hàng, loại kiện hàng (pallet, thùng carton, …)

2. Thông tin về vận chuyển:
   • Phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không, đường bộ)
   • Nơi xuất phát (Port of loading) và nơi đến (Port of discharge)
   • Phương tiện vận chuyển (tàu biển, máy bay, xe tải)
   • Ngày khởi hành dự kiến (Expected departure date)
   • Thời hạn giao hàng (Delivery time)

3. Thông tin về người giao nhận:
   • Tên người xuất khẩu (Exporter)
   • Địa chỉ và thông tin liên lạc người xuất khẩu
   • Tên người vận chuyển (Forwarder)
   • Địa chỉ và thông tin liên lạc người vận chuyển

4. Thông tin về thanh toán:
   • Điều khoản thanh toán (Incoterms)
   • Hóa đơn và chứng từ thanh toán liên quan

5. Thông tin khác:
   • Yêu cầu về bảo hiểm
   • Yêu cầu về đóng gói, bảo quản hàng hóa
   • Yêu cầu về thông quan, kiểm tra hàng hóa
   • Lưu ý, yêu cầu đặc biệt khác

Ai là người chịu trách nhiệm khai báo Shipping Instruction?

Trách nhiệm khai báo Shipping Instruction (SI) thường thuộc về người xuất khẩu (Exporter). Tuy nhiên, trong thực tế, người xuất khẩu có thể ủy quyền cho người vận chuyển (Forwarder) hoặc người môi giới (Broker) khai báo SI thay mình.

Việc ủy quyền khai báo SI cho người khác phải được thực hiện theo quy định của pháp luật. Người xuất khẩu cần cung cấp đầy đủ thông tin cho người được ủy quyền để họ có thể khai báo chính xác và đầy đủ thông tin trong SI.

Đối với các doanh nghiệp mới làm quen với xuất nhập khẩu, việc hợp tác với một người vận chuyển (Forwarder) hoặc người môi giới (Broker) uy tín là điều hết sức cần thiết. Họ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc khai báo SI, giải quyết các thủ tục hải quan và đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Tham khảo: UPC là gì?

Hướng dẫn đơn giản cách lập Shipping Instruction tại Long Hưng Phát

Dưới đây là các bước đơn giản để lập Shipping Instruction (SI):

1. Chuẩn bị thông tin cần thiết: Thu thập đầy đủ thông tin về hàng hóa, bao bì, phương thức vận chuyển, địa điểm giao nhận, thông tin liên lạc của người xuất khẩu, người vận chuyển và các thông tin khác cần thiết.

2. Sử dụng mẫu SI: Tìm kiếm và sử dụng mẫu SI phù hợp với nhu cầu của bạn. Có nhiều mẫu SI được chia sẻ miễn phí trên mạng internet hoặc bạn có thể yêu cầu người vận chuyển cung cấp mẫu SI.

3. Điền đầy đủ thông tin vào mẫu SI: Điền đầy đủ và chính xác các thông tin vào các mục trong mẫu SI. Kiểm tra kỹ các thông tin đã điền, đặc biệt là các thông tin liên quan đến hàng hóa, phương thức vận chuyển và địa điểm giao nhận.

4. Chữ ký xác nhận: Người xuất khẩu hoặc người được ủy quyền phải ký, đóng dấu vào mẫu SI để xác nhận nội dung.

5. Gửi SI cho người vận chuyển: Gửi SI cho người vận chuyển theo phương thức đã thỏa thuận (Email, fax…).

Lưu ý: Phải đảm bảo rằng SI đã được điền đầy đủ, chính xác và rõ ràng. Nên lưu trữ bản sao SI để làm bằng chứng trong trường hợp cần thiết. Nên tham khảo ý kiến của người vận chuyển hoặc người môi giới về cách lập SI hiệu quả nhất

Theo Long Hưng Phát thì Shipping Instruction (SI) là một tài liệu quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi, chính xác và hiệu quả. Mỗi người xuất khẩu, người vận chuyển nên nắm rõ vai trò của SI và cách thức khai báo SI đúng quy định để giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh không đáng có.

Seo LHP Express

Chúng tôi có hơn 16 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh đi Mỹ, Úc, Canada, Hàn Quốc, Nhật Bản, NewZeland và hơn 200 quốc gia khác. Hãy liên hệ qua số điện thoại: 0936.799.169 để được tư vấn và báo giá chi tiết!