Mã vạch hải quan là gì? Cách in mã vạch hải quan chính xác

Mã vạch hải quan hay còn gọi là mã vạch vận đơn, là một công cụ hữu hiệu giúp đơn giản hóa các thủ tục hải quan, rút ngắn thời gian thông quan, tăng cường minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu và nâng cao hiệu quả quản lý logistics. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mã vạch hải quan, quy trình in mã vạch hải quan chuẩn quốc tế, những lợi ích mà nó mang lại cũng như cách tra cứu thông tin chính xác. Cùng tìm hiểu nhé!

Mã vạch hải quan là gì?

in mã vạch hải quan — Mã vạch hải quan trong gửi hàng quốc tế

Mã vạch hải quan là một tập hợp các ký tự và số được in trên nhãn dán, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và theo dõi thông tin chi tiết về một lô hàng cụ thể. Như một bản ghi chép điện tử được mã hóa, mã vạch giúp lưu trữ và truyền tải một khối lượng thông tin khổng lồ về lô hàng, bao gồm từ người gửi, người nhận, điểm xuất phát và đích đến, loại hàng, trọng lượng, số lượng… Một cách dễ hiểu, in mã vạch hải quan giống như việc cấp một “chứng minh nhân dân” riêng biệt cho từng lô hàng, giúp cơ quan hải quan và các bên liên quan dễ dàng xác định và quản lý hàng hóa.

Thông tin được mã hóa trong mã vạch hải quan

Mã vạch hải quan không chỉ đơn thuần là một chuỗi ký tự. Bên trong dãy ký hiệu đó là một kho dữ liệu phong phú, bao gồm các thông tin quan trọng như sau:

Thông tin về lô hàng: Gồm tên hàng hóa, mã số hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng, kích thước, tình trạng, …
Thông tin người xuất khẩu/nhập khẩu: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên lạc, …
Thông tin người nhận hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có), …
Thông tin về vận chuyển: Phương thức vận chuyển, hãng vận chuyển, số chuyến bay/tàu/xe, …
Thông tin về điểm xuất phát và đích đến: Cảng/sân bay xuất phát, cảng/sân bay đích đến, …
Thông tin về các thủ tục hải quan: Mã số tờ khai hải quan, mã số vận đơn, …
Thông tin về các chứng từ liên quan: Hóa đơn thương mại, chứng từ xuất xứ, …

Thông tin này được mã hóa và lưu trữ trong mã vạch, cho phép các cơ quan hải quan và các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập và kiểm tra thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Tham khảo: Tra cứu mã vận đơn quốc tế

Lợi ích của mã vạch hải quan với vận chuyển quốc tế

In mã vạch hải quan và việc áp dụng giải pháp này vào quá trình xuất nhập khẩu mang đến những lợi ích to lớn, từ việc giảm thiểu gian lận, tăng cường minh bạch cho đến việc tối ưu hóa quy trình logistics và rút ngắn thời gian thông quan.

Đơn giản hóa thủ tục hải quan: Mã vạch giúp tự động hóa các bước kiểm tra và đối chiếu thông tin, giảm thiểu sự can thiệp của con người, từ đó rút ngắn thời gian thông quan.
Nâng cao hiệu quả kiểm soát: Cơ quan Hải quan có thể kiểm soát chặt chẽ hơn hàng hóa, ngăn chặn hàng giả, hàng nhái, hàng cấm, hàng nhập lậu.
Tăng cường minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu: Mã vạch cung cấp thông tin minh bạch về nguồn gốc, quá trình vận chuyển, giúp người xuất khẩu/nhập khẩu và cơ quan Hải quan dễ dàng theo dõi.
Giảm thiểu rủi ro: Việc quản lý và theo dõi hàng hóa chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Nâng cao hiệu quả logistics: Mã vạch giúp tối ưu hóa quy trình logistics, giảm chi phí vận chuyển, thời gian giao nhận.

Quy trình in mã vạch hải quan chuẩn quốc tế

Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu, in mã vạch hải quan cần tuân thủ một quy trình chuẩn quốc tế. Quy trình này được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng mã vạch trên toàn cầu.

Thu thập thông tin về lô hàng: Bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong quy trình in mã vạch hải quan là thu thập đầy đủ thông tin về lô hàng. Thông tin này sẽ được mã hóa và in trên nhãn dán mã vạch, tạo thành một bản ghi chép điện tử về lô hàng đó.

Các thông tin cần thu thập bao gồm:

Tên hàng hóa và mã số hàng hóa
Số lượng hàng hóa và đơn vị tính
Trọng lượng, kích thước, thể tích của hàng hóa
Thông tin người gửi hàng (xuất khẩu)
Thông tin người nhận hàng (nhập khẩu)
Địa điểm xuất phát và đích đến của hàng hóa
Phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không, đường bộ)
Các loại chứng từ liên quan (hóa đơn thương mại, chứng từ xuất xứ, …)

Đảm bảo đầy đủ và chính xác thông tin tại bước này là yếu tố then chốt để tránh các sai sót trong quá trình vận chuyển và thông quan hàng hóa.

Tạo mã vạch và thiết kế nhãn: Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin về lô hàng, bước tiếp theo là in mã vạch hải quan – tức là chuyển đổi dữ liệu thành một dãy ký hiệu có thể quét đọc được.

Lựa chọn loại mã vạch phù hợp: Có nhiều loại mã vạch khác nhau, mỗi loại phù hợp với một mục đích nhất định. Doanh nghiệp nên lựa chọn loại mã vạch phù hợp với đặc thù hàng hóa và quy định của cơ quan Hải quan.
Sử dụng phần mềm tạo mã vạch: Các phần mềm chuyên dụng sẽ giúp tạo ra mã vạch dựa trên thông tin đã thu thập, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế.
Thiết kế nhãn mã vạch: Thiết kế nhãn dán mã vạch bao gồm: Mã vạch, thông tin về hàng hóa, địa chỉ người gửi/nhận, các thông tin liên quan khác (nếu có). Thiết kế nhãn dán cần đảm bảo rõ ràng, dễ nhìn, dễ đọc, thông tin được sắp xếp khoa học, dễ dàng quét đọc.

In mã vạch và kiểm tra chất lượng: Đây là bước quan trọng để đảm bảo mã vạch được in rõ nét, dễ quét và không bị lỗi.

Sử dụng máy in mã vạch chất lượng cao: Máy in cần đảm bảo chất lượng in tốt, cho ra bản in rõ nét, sắc nét, mực in bền màu, tránh bị phai mờ hoặc rách trong suốt quá trình vận chuyển.
Kiểm tra chất lượng in: Kiểm tra xem mã vạch được in rõ ràng, không bị mờ, nhòe, bị lỗi, sai sót. Kiểm tra kỹ thông tin in trên nhãn, đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và đầy đủ.
Thử nghiệm khả năng quét: Sau khi in, nên thử quét mã vạch bằng thiết bị quét mã vạch để đảm bảo mã vạch có thể đọc được nhanh chóng và chính xác.

Dán mã vạch lên hàng hóa và lưu trữ thông tin: Bước cuối cùng trong quy trình in mã vạch hải quan là dán nhãn mã vạch lên hàng hóa và lưu trữ thông tin mã vạch.

Dán nhãn mã vạch: Dán nhãn mã vạch lên vị trí dễ nhìn, dễ quét trên bao bì hàng hóa. Dán chắc chắn để tránh bị bong tróc trong quá trình vận chuyển.
Lưu trữ thông tin mã vạch: Lưu trữ thông tin về mã vạch vào hệ thống quản lý của doanh nghiệp và cơ quan Hải quan. Việc lưu trữ thông tin giúp doanh nghiệp và cơ quan Hải quan dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa.

Tham khảo: Cách ghi địa chỉ để nhận hàng từ nước ngoài

Các loại mã vạch hải quan phổ biến hiện nay

in mã vạch tờ khai thông quan — Các loại mã vạch tờ khai thông quan

Trên thị trường hiện nay có nhiều loại mã vạch khác nhau, mỗi loại có đặc điểm riêng, phù hợp với một số ngành hàng và mục đích sử dụng nhất định.

Mã vạch EAN-13: Đây là loại mã vạch phổ biến nhất trên thế giới, được ứng dụng rộng rãi trong bán lẻ và cũng là một trong những lựa chọn phổ biến cho việc in mã vạch hải quan.

Cấu trúc mã vạch: Mã vạch EAN-13 có 13 chữ số, bao gồm mã số quốc gia, mã số doanh nghiệp và mã số sản phẩm.
Ưu điểm: Dễ dàng tạo và quét đọc, phù hợp cho các loại hàng hóa thông thường.
Ứng dụng: Phù hợp với các loại mặt hàng tiêu dùng, thực phẩm, đồ uống,…

Mã vạch UPC-A: Mã vạch UPC-A là loại mã vạch phổ biến ở Bắc Mỹ, có 12 chữ số.

Cấu trúc mã vạch: Mã vạch UPC-A được sử dụng chủ yếu tại các quốc gia thuộc khu vực Bắc Mỹ.
Ưu điểm: Dễ dàng sử dụng và tích hợp với nhiều hệ thống quản lý.
Ứng dụng: Thường được sử dụng để quản lý hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ.

Mã vạch Code 128: Mã vạch Code 128 có khả năng lưu trữ nhiều ký tự hơn so với EAN-13 và UPC-A, bao gồm chữ, số và các ký hiệu đặc biệt.

Cấu trúc mã vạch: Có thể mã hóa nhiều ký tự, bao gồm chữ và số.
Ưu điểm: Khả năng lưu trữ thông tin lớn, linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh.
Ứng dụng: Thường được sử dụng cho các lô hàng phức tạp, yêu cầu lưu trữ nhiều thông tin.

Mã vạch Data Matrix: Data Matrix là loại mã vạch 2 chiều, có khả năng chứa nhiều dữ liệu trong một không gian nhỏ.

Cấu trúc mã vạch: Mã vạch có cấu trúc 2 chiều, nhỏ gọn nhưng chứa nhiều thông tin.
Ưu điểm: Giữ được lượng lớn thông tin trong diện tích nhỏ, chịu được mài mòn, độ bền cao.
Ứng dụng: Ứng dụng trong các lĩnh vực yêu cầu độ chính xác cao, như ngành dược phẩm, điện tử, …

Mã vạch QR Code: Mã vạch QR Code (Quick Response Code) là một loại mã vạch 2 chiều có khả năng lưu trữ lượng thông tin lớn.

Cấu trúc mã vạch: Mã vạch có dạng hình vuông, chứa nhiều thông tin.
Ưu điểm: Lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu, sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực.
Ứng dụng: Thường được dùng để lưu trữ các thông tin chi tiết về hàng hóa, hướng dẫn sử dụng, thông tin liên lạc…

Việc lựa chọn loại mã vạch hải quan phù hợp sẽ dựa trên các yếu tố như: Loại hàng hóa, ngành hàng vận chuyển, mục đích sử dụng, quy định của cơ quan Hải quan và các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Tham khảo: Gửi hàng hoá đi Canada bằng đường biển

Lợi ích của việc in mã vạch hải quan chính xác

Việc in mã vạch hải quan chính xác đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo thông tin chính xác, từ đó mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, cơ quan Hải quan và người tiêu dùng.

Giảm thiểu sai sót và tăng cường kiểm soát: Sai sót trong in mã vạch hải quan có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, gây ra sự chậm trễ trong quá trình vận chuyển và thông quan hàng hóa.

Tránh nhầm lẫn trong phân loại và vận chuyển: Mã vạch chính xác giúp xác định lô hàng một cách chính xác, tránh nhầm lẫn trong quá trình phân loại, đóng gói và vận chuyển. Các thông tin về hàng hóa được ghi chép rõ ràng, giúp đơn giản hóa quy trình kiểm soát, phân loại và sắp xếp hàng hóa một cách chính xác.
Nâng cao hiệu quả kiểm soát hàng hóa: Thông tin chính xác trên mã vạch giúp cơ quan Hải quan kiểm soát chặt chẽ hơn hoạt động xuất nhập khẩu, ngăn chặn hàng giả, hàng nhái, hàng nhập lậu,… Việc kiểm soát được sự di chuyển của lô hàng, nguồn gốc xuất xứ và các thông tin liên quan có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ người tiêu dùng khỏi hàng giả và hàng kém chất lượng.

Rút ngắn thời gian thông quan: Thời gian thông quan là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Tăng tốc độ thông quan: Các thông tin được ghi nhận trên mã vạch giúp hải quan dễ dàng tra cứu, kiểm tra, đối chiếu, giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.
Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Mã vạch chính xác giúp các bên liên quan trong chuỗi cung ứng trao đổi thông tin nhanh chóng, hiệu quả, giúp tối ưu hóa các khâu vận chuyển, giao nhận hàng hóa.

Nâng cao uy tín và minh bạch trong vận chuyển: Uy tín và minh bạch là những yếu tố quan trọng trong quan hệ hợp tác kinh doanh.

Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Việc sử dụng mã vạch chính xác thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch của doanh nghiệp, tạo niềm tin cho khách hàng và đối tác. Việc này góp phần tăng cường sự tín nhiệm của đối tác, khách hàng và người tiêu dùng đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Tạo dựng môi trường kinh doanh minh bạch: Mã vạch giúp quá trình xuất nhập khẩu trở nên minh bạch hơn, từ đó góp phần xây dựng và phát triển môi trường kinh doanh trong sạch, lành mạnh.

Giảm thiểu chi phí và rủi ro: Việc in mã vạch hải quan chính xác, đầy đủ và chuẩn xác có thể mang đến nhiều lợi ích kinh tế.

Giảm thiểu chi phí vận chuyển: Việc tự động hóa các quy trình thông qua mã vạch giúp giảm thiểu chi phí vận hành, chi phí nhân công, chi phí lưu kho.
Giảm thiểu rủi ro phát sinh: Mã vạch có thể giúp giảm thiểu rủi ro trong các hoạt động liên quan đến hàng hóa, bao gồm cả rủi ro về mặt pháp lý, rủi ro về an toàn hàng hóa.

Tham khảo: Gửi hàng đi Canada giá rẻ

Công nghệ in mã vạch hải quan hiện đại trong vận chuyển

Công nghệ in mã vạch đã phát triển rất nhanh trong những năm gần đây, mang đến nhiều giải pháp tiên tiến cho ngành hải quan.

Máy in mã vạch nhiệt trực tiếp: Đây là loại máy in phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và cơ quan hải quan.

Nguyên lý hoạt động: Máy sử dụng mực in nhiệt để in trực tiếp lên nhãn dán.
Ưu điểm: Tốc độ in nhanh, chất lượng in tốt, chi phí vận hành thấp.
Ứng dụng: Phù hợp với việc in mã vạch hải quan cho các lô hàng có khối lượng lớn.

Máy in mã vạch chuyển nhiệt: Loại máy này thường được dùng khi cần bản in có độ bền cao, chịu được tác động của môi trường.

Nguyên lý hoạt động: Máy sử dụng ribbon mực in để in lên nhãn dán.
Ưu điểm: Chất lượng in cao, độ bền màu tốt, phù hợp với các ứng dụng đòi hỏi độ bền cao.
Ứng dụng: Thích hợp với việc in mã vạch hải quan cho các loại hàng hóa đặc biệt, cần bảo quản trong điều kiện khắc nghiệt.

Phần mềm quản lý mã vạch: Phần mềm quản lý mã vạch đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ việc in mã vạch hải quan và quản lý các thông tin liên quan.

Chức năng: Phần mềm hỗ trợ tạo mã vạch, thiết kế nhãn dán, quản lý thông tin hàng hóa, theo dõi và quản lý quá trình vận chuyển.
Ưu điểm: Giúp tự động hóa các quy trình, tiết kiệm thời gian và công sức, nâng cao hiệu quả quản lý.
Ứng dụng: Các phần mềm này tích hợp với các hệ thống quản lý kho bãi, vận chuyển, giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý toàn bộ quy trình luân chuyển hàng hóa.

Tham khảo: gửi hàng đi Mỹ bằng đường biển

Cách kiểm tra mã vạch hải quan sau khi in

Sau khi in mã vạch hải quan, việc kiểm tra kỹ càng là vô cùng cần thiết để đảm bảo thông tin in trên mã vạch chính xác, đầy đủ và rõ ràng.

Kiểm tra nội dung thông tin: Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc kiểm tra mã vạch.

Xác thực thông tin người gửi/nhận: Kiểm tra kỹ thông tin về tên công ty, địa chỉ, người liên lạc của người gửi và người nhận có chính xác hay không.
Kiểm tra thông tin về hàng hóa: Kiểm tra tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, mã số hàng hóa, …
Đảm bảo tính đầy đủ: Đảm bảo tất cả các thông tin cần thiết đều được in đầy đủ trên mã vạch, không bị thiếu sót.

Kiểm tra chất lượng in: Chất lượng in ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng quét đọc mã vạch.

Kiểm tra độ rõ nét của mã vạch: Mã vạch cần được in rõ nét, không bị mờ, nhòe, rách, hoặc bị lỗi in.
Kiểm tra chất lượng mực in: Mực in cần phải bền màu, chịu được tác động của môi trường, đảm bảo thông tin in có thể đọc được trong suốt quá trình vận chuyển.
Đánh giá tính toàn vẹn của nhãn dán: Nhãn dán mã vạch cần được dán chắc chắn, không bị bong tróc, đảm bảo thông tin không bị mất mát trong suốt quá trình vận chuyển.

Kiểm tra khả năng quét đọc: Bước này giúp đảm bảo mã vạch có thể được quét đọc một cách chính xác và nhanh chóng.

Sử dụng thiết bị quét mã vạch: Sử dụng thiết bị quét mã vạch để quét mã vạch, kiểm tra xem mã vạch có thể được đọc chính xác và nhanh chóng hay không.
Kiểm tra thông tin được quét: Kiểm tra lại thông tin được đọc bởi máy quét, xem có khớp với thông tin trên dữ liệu gốc hay không.
Xử lý các trường hợp lỗi: Nếu phát hiện lỗi trong quá trình quét, cần khắc phục ngay lập tức để đảm bảo mã vạch đáp ứng đúng mục đích sử dụng.

So sánh với dữ liệu gốc: Cuối cùng, cần so sánh thông tin in trên mã vạch với dữ liệu gốc được lưu trữ trong hệ thống.

Đồng bộ hóa thông tin: Đảm bảo thông tin trên mã vạch hoàn toàn trùng khớp với dữ liệu gốc trong hệ thống.
Xử lý các sai lệch: Nếu phát hiện thấy sự khác biệt giữa thông tin in trên mã vạch và dữ liệu gốc, cần xác định nguyên nhân và điều chỉnh cho phù hợp.

Tham khảo: Dịch vụ gửi hàng đi Mỹ

Gửi hàng quốc tế với mã vạch hải quan tại Long Hưng Phát

Công ty TNHH Long Hưng Phát với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực vận tải quốc tế, là đối tác tin cậy cho các doanh nghiệp có nhu cầu gửi hàng hóa đi nước ngoài. Long Hưng Phát hiểu rõ tầm quan trọng của việc in mã vạch hải quan trong việc đảm bảo an toàn và hiệu quả cho quá trình vận chuyển.

Dịch vụ in mã vạch hải quan tại Long Hưng Phát mang đến nhiều lợi ích cho khách hàng:

Tạo mã vạch chuẩn quốc tế: Đảm bảo mã vạch tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế, phù hợp với quy định của cơ quan hải quan các nước.
Thiết kế nhãn dán chuyên nghiệp: Nhãn dán được thiết kế rõ ràng, đầy đủ thông tin, dễ dàng quét đọc.
In ấn chất lượng cao: Sử dụng máy in hiện đại, cho ra bản in sắc nét, bền màu, chịu được tác động của môi trường.
Hỗ trợ tư vấn và giải đáp thắc mắc: Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của Long Hưng Phát luôn sẵn sàng tư vấn cho khách hàng về các vấn đề liên quan đến in mã vạch hải quan.
Đảm bảo an toàn và hiệu quả trong vận chuyển: Long Hưng Phát cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa an toàn, nhanh chóng, chuyên nghiệp, đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận đúng thời gian, đúng địa điểm.

Long Hưng Phát cam kết:

Đảm bảo tính chính xác, rõ ràng của thông tin trên mã vạch.
Hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình vận chuyển.
Giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.

In mã vạch hải quan đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng của mình trong việc quản lý và kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu. Hy vọng bài viết này Long Hưng Phát đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về in mã vạch hải quan, giúp bạn ứng dụng công nghệ này một cách hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Seo LHP Express

Chúng tôi có hơn 17 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh đi Mỹ, Úc, Canada, Hàn Quốc, Nhật Bản, NewZeland và hơn 200 quốc gia khác. Hãy liên hệ qua số điện thoại: 0936.799.169 để được tư vấn và báo giá chi tiết!