Hoá đơn thương mại là gì? Các loại hoá đơn thương mại

Hoá đơn thương mại (Invoice) là một tài liệu quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp xác nhận các giao dịch mua bán hàng hoá giữa các bên tham gia. Đây là một loại giấy tờ chứng minh cho việc giao dịch đã diễn ra, giúp minh bạch thông tin về hàng hoá, giá cả, chi phí, thời gian giao hàng, các điều khoản thanh toán. Hoá đơn thương mại được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động xuất nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hoá, thanh toán, xác định trách nhiệm và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao dịch.

Phân biệt Hoá đơn thương mại và Hóa đơn chính thức

Khái niệm và mục đích: Hoá đơn thương mại thường được gọi là Invoice, còn hóa đơn chính thức được gọi là Tax Invoice. Hoá đơn thương mại được sử dụng để xác nhận việc giao dịch mua bán hàng hoá giữa các bên tham gia, trong khi hóa đơn chính thức được sử dụng để kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT) cho cơ quan thuế.

Nội dung hoá đơn: Hoá đơn thương mại bao gồm thông tin cơ bản về hàng hóa, giá cả, chi phí, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán, thông tin về bên bán và bên mua. Hóa đơn chính thức có đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật về thuế, bao gồm: thông tin về bên bán, bên mua, mã số thuế, số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn, danh mục hàng hóa, giá trị hàng hóa, thuế suất VAT, tổng giá trị hóa đơn.

Quy định pháp luật: Hoá đơn thương mại có thể được lập theo mẫu của doanh nghiệp hoặc theo mẫu quốc tế như ISO 9001. Hóa đơn chính thức phải được lập theo mẫu hóa đơn do cơ quan thuế quy định.

Mục đích sử dụng: Hoá đơn thương mại được sử dụng trong các hoạt động xuất nhập khẩu, giao dịch thương mại quốc tế. Hóa đơn chính thức được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa, dịch vụ trong nước.

Cách lập Hoá đơn Pro Forma ( Chiếu Lệ)

Khái niệm và mục đích: Hoá đơn chiếu lệ Pro Forma (Proforma invoice) là một loại hóa đơn được phát hành trước khi hàng hóa được sản xuất hoặc giao hàng. Nó thường được sử dụng để xác nhận đơn đặt hàng, xác định giá cả và hỗ trợ xin visa.

Thông tin cần có: Để lập Hoá đơn Pro Forma, cần cung cấp đầy đủ thông tin về bên bán, bên mua, số hóa đơn, ngày phát hành, danh mục hàng hóa, điều khoản thanh toán và giao hàng.

Lưu ý: Hoá đơn Pro Forma không phải là hóa đơn chính thức, không thể được sử dụng để kê khai thuế.

Tham khảo: Thanh toán TT là gì?

Đặc điểm của Hoá đơn Final Invoice ( Chính Thức)

Khái niệm và mục đích: Hoá đơn Final Invoice (Final invoice) là hóa đơn được phát hành sau khi hàng hóa đã được giao hàng. Nó được sử dụng để xác minh hàng hóa, làm cơ sở để thanh toán và kê khai thuế.

Thông tin cần có: Hoá đơn Final Invoice thường bao gồm thông tin về bên bán, bên mua, số hóa đơn, ngày phát hành, danh mục hàng hóa, tổng giá trị hóa đơn, điều khoản thanh toán và giao hàng.

Sử dụng: Hoá đơn Final Invoice có thể được sử dụng để kê khai thuế, miễn là nó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hóa đơn theo pháp luật.

Ý nghĩa của Invoice Number trong giao dịch

Phân biệt các hóa đơn: Invoice Number (số hóa đơn) là một mã số duy nhất được đặt cho mỗi hóa đơn, giúp phân biệt các hóa đơn khác nhau trong cùng một giao dịch hoặc trong các giao dịch khác nhau.

Quản lý hóa đơn: Số hóa đơn giúp tổ chức quản lý các hóa đơn một cách hiệu quả, theo dõi việc thanh toán và giải quyết tranh chấp.

Theo dõi thanh toán và giải quyết tranh chấp: Số hóa đơn là một thông tin quan trọng để theo dõi việc thanh toán cho các hóa đơn, đồng thời giúp xác định chính xác hóa đơn trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

Sự khác nhau giữa Hóa đơn tạm thời và Hóa đơn chiếu lệ

Thời gian phát hành: Hóa đơn tạm thời được phát hành trước khi hàng hóa được sản xuất hoặc giao hàng, còn hóa đơn chiếu lệ được phát hành sau khi hàng hóa được sản xuất.

Mục đích: Hóa đơn tạm thời được sử dụng để xác nhận đơn đặt hàng, còn hóa đơn chiếu lệ được sử dụng để thanh toán.

Giá trị và sử dụng: Hóa đơn tạm thời thường có giá trị thấp hơn so với hóa đơn chiếu lệ, và có thể được sử dụng để hỗ trợ xin visa, trong khi hóa đơn chiếu lệ không được sử dụng để hỗ trợ xin visa.

Tham khảo: Cách lập Shipping Instruction

Quy trình phát hành Hóa đơn thương mại

Lập Hoá đơn thương mại: Kiểm tra thông tin về hàng hoá, giá cả, chi phí, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán… Lựa chọn mẫu Hoá đơn thương mại phù hợp và nhập thông tin vào mẫu.

Phát hành Hoá đơn thương mại: Gửi Hoá đơn thương mại cho bên mua và lưu trữ bản gốc hoặc bản sao để làm chứng từ.

Thanh toán: Bên mua thanh toán cho bên bán dựa trên Hoá đơn thương mại, bên bán nhận thanh toán và xác nhận.

Hoàn thành giao dịch: Hai bên cùng xác nhận việc hoàn thành giao hàng, nhận hàng và thanh toán.

Các thông tin cần có trên Hóa đơn chính thức

Thông tin về bên bán và bên mua: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, fax, email, số tài khoản ngân hàng.

Thông tin về hóa đơn: Số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn.

Danh mục hàng hóa: Tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, giá bán, đơn vị tiền tệ, thuế suất VAT, thành tiền.

Thông tin về thuế: Tổng giá trị VAT, tổng giá trị hóa đơn.

Điều khoản thanh toán và giao hàng: Phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, loại tiền tệ, phương thức vận chuyển, địa điểm giao hàng, điều khoản Incoterms.

Ghi chú: Các thông tin bổ sung khác (nếu có).

Theo Long Hưng Phát thì hoá đơn thương mại là một tài liệu quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu như gửi hàng đi Mỹ, đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận giao dịch, quản lý hàng hóa và thanh toán. Ngoài hoá đơn thương mại, còn có các loại hoá đơn khác như hoá đơn tạm thời, hoá đơn chiếu lệ và hoá đơn chính thức, mỗi loại có đặc điểm và mục đích sử dụng khác nhau.

Tham khảo: Bill Of Lading là gì?

Seo LHP Express

Chúng tôi có hơn 16 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh đi Mỹ, Úc, Canada, Hàn Quốc, Nhật Bản, NewZeland và hơn 200 quốc gia khác. Hãy liên hệ qua số điện thoại: 0936.799.169 để được tư vấn và báo giá chi tiết!