Delivery Order là gì? Phí D/O trong xuất nhập khẩu

Trong thế giới thương mại quốc tế ngày càng phát triển, việc hiểu rõ về các chứng từ và quy trình xuất nhập khẩu là vô cùng quan trọng. Một trong những chứng từ không thể thiếu trong quá trình này chính là Delivery Order (D/O). Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Delivery Order, vai trò của nó trong hoạt động xuất nhập khẩu, cũng như các thông tin liên quan đến phí D/O tại công ty Long Hưng Phát.

Khái niệm Delivery Order

Delivery Order, còn được gọi tắt là D/O, là một chứng từ vận tải quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây là loại giấy tờ được phát hành bởi công ty vận tải hoặc đại lý vận tải (freight forwarder) cho người nhận hàng (consignee), cho phép họ nhận hàng tại cảng đến hoặc kho bãi chỉ định.

Vai trò của Delivery Order trong chuỗi cung ứng: Delivery Order đóng vai trò then chốt trong việc kết nối các bên liên quan trong chuỗi cung ứng quốc tế. Nó là cầu nối giữa người gửi hàng, người vận chuyển và người nhận hàng, đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ và đúng quy định.

Đối với người gửi hàng, D/O là bằng chứng xác nhận rằng hàng hóa đã được giao cho người vận chuyển và đang trên đường đến tay người nhận. Đối với người vận chuyển, D/O là công cụ để kiểm soát việc giao hàng, đảm bảo rằng hàng hóa chỉ được giao cho đúng người có quyền nhận hàng. Còn đối với người nhận hàng, D/O là chìa khóa để họ có thể nhận được hàng hóa của mình tại điểm đến.

Các thông tin cơ bản trên Delivery Order: Một Delivery Order thường bao gồm các thông tin cơ bản sau:

Tên và địa chỉ của người gửi hàng (shipper)
Tên và địa chỉ của người nhận hàng (consignee)
Tên và địa chỉ của người thông báo (notify party) – nếu có
Số vận đơn (Bill of Lading number)
Tên tàu và số chuyến
Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng
Mô tả hàng hóa, bao gồm số lượng, trọng lượng, và kích thước
Số container và số seal (nếu áp dụng)
Ngày phát hành D/O
Chữ ký của người có thẩm quyền

Quy trình phát hành và sử dụng Delivery Order: Quy trình phát hành và sử dụng Delivery Order thường diễn ra theo các bước sau:

Sau khi hàng hóa đã được vận chuyển đến cảng đích, người vận chuyển hoặc đại lý vận tải sẽ thông báo cho người nhận hàng.

Người nhận hàng sẽ liên hệ với người vận chuyển hoặc đại lý vận tải để yêu cầu phát hành D/O.

Người nhận hàng cần xuất trình vận đơn gốc (nếu là vận đơn đích danh) hoặc các chứng từ cần thiết khác để chứng minh quyền sở hữu hàng hóa.

Sau khi xác minh các chứng từ và nhận được thanh toán các khoản phí liên quan (bao gồm phí D/O), người vận chuyển hoặc đại lý vận tải sẽ phát hành D/O cho người nhận hàng.

Người nhận hàng sử dụng D/O này để nhận hàng tại cảng hoặc kho bãi chỉ định.

Việc hiểu rõ về Delivery Order và quy trình sử dụng nó là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu. Nó không chỉ giúp đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ mà còn giúp tránh được những rủi ro và chi phí phát sinh không cần thiết.

Tham khảo: Phương thức thanh toán TT là gì?

Phí D/O là gì?

delivery order là gì — Delivery order là gì?

Phí D/O, hay còn gọi là phí phát hành lệnh giao hàng, là một khoản chi phí mà người nhận hàng phải trả cho hãng tàu hoặc đại lý vận tải để nhận được Delivery Order. Đây là một trong những khoản phí không thể thiếu trong quá trình nhập khẩu hàng hóa và có ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí của một lô hàng.

Cơ sở tính phí D/O

Việc tính toán phí D/O dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, tùy thuộc vào chính sách của từng hãng tàu hoặc đại lý vận tải. Tuy nhiên, có một số yếu tố cơ bản thường được sử dụng làm cơ sở để tính phí D/O:

Loại hàng hóa: Mỗi loại hàng hóa có thể có mức phí D/O khác nhau. Ví dụ, hàng hóa nguy hiểm hoặc hàng đặc biệt có thể có mức phí cao hơn so với hàng thông thường.

Khối lượng và kích thước hàng hóa: Thông thường, hàng hóa có khối lượng lớn hoặc kích thước đặc biệt sẽ có mức phí D/O cao hơn.

Cảng đích: Mỗi cảng có thể có mức phí D/O khác nhau, phụ thuộc vào chi phí vận hành và các quy định của địa phương.

Thời gian lưu kho: Nếu hàng hóa bị lưu kho quá lâu tại cảng, có thể phát sinh thêm phí D/O.
Loại vận đơn: Vận đơn đích danh (Straight B/L) thường có mức phí D/O thấp hơn so với vận đơn theo lệnh (OrderB/L) do tính chất pháp lý khác nhau.

Tham khảo: Hoá đơn thương mại là gì?

Phí D/O và ảnh hưởng đến chi phí tổng thể

Phí D/O có ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí khi nhập khẩu hàng hóa. Khi doanh nghiệp quyết định vận chuyển hàng hóa, họ cần tính toán tất cả các loại phí liên quan, bao gồm phí D/O, để đảm bảo rằng việc nhập khẩu là hiệu quả về mặt kinh tế. Trong một số trường hợp, nếu phí D/O quá cao, doanh nghiệp có thể xem xét thay đổi nhà cung cấp dịch vụ vận tải hoặc tìm kiếm những lựa chọn khác có mức phí hợp lý hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên chú ý đến thời gian thanh toán phí D/O. Việc trì hoãn trong việc thanh toán có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giữ lại tại cảng, gây phát sinh thêm chi phí như phí lưu kho hay phí phạt.

Cách tiết kiệm chi phí D/O

Để giảm thiểu chi phí D/O, doanh nghiệp có thể thực hiện một số biện pháp sau:

Lên kế hoạch trước: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ và thông tin cần thiết trước khi yêu cầu phát hành D/O. Điều này giúp rút ngắn thời gian chờ đợi và giảm bớt các khoản phí phát sinh không cần thiết.

Chọn đúng nhà cung cấp: Nên tìm hiểu và so sánh các hãng tàu và đại lý vận tải khác nhau để chọn lựa được nhà cung cấp có mức phí D/O hợp lý và dịch vụ tốt.
Tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng: Khi hàng hóa được giao nhận nhanh chóng và hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều khoản phí phát sinh, bao gồm cả phí D/O.

Các bước thực hiện Delivery Order

Quá trình thực hiện Delivery Order thường diễn ra theo một chuỗi các bước liên tục và có sự tham gia của nhiều bên liên quan. Để đảm bảo rằng hàng hóa được nhận đúng cách và kịp thời, người nhận hàng cần tuân theo quy trình cụ thể sau đây.

Thông báo từ người vận chuyển: Sau khi hàng hóa đã tới cảng đích, người vận chuyển hoặc đại lý vận tải sẽ liên hệ với người nhận hàng để thông báo về tình trạng hàng hóa. Trong thông báo này, họ sẽ cung cấp các thông tin chi tiết như số vận đơn, loại hàng hóa và nơi lưu trữ hàng hóa.

Việc nhận được thông báo kịp thời từ người vận chuyển là rất quan trọng để người nhận hàng có thể chuẩn bị cho việc nhận hàng. Nếu không nhận được thông báo, người nhận hàng có thể bị động và không kịp thời gian để chuẩn bị các chứng từ cần thiết.

Chuẩn bị các chứng từ cần thiết: Khi đã nhận được thông báo từ người vận chuyển, người nhận hàng cần chuẩn bị một bộ chứng từ cần thiết để yêu cầu phát hành D/O. Các chứng từ này thường bao gồm:

Vận đơn gốc (nếu có)
Giấy chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa
Chứng từ thanh toán các khoản phí liên quan

Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết giúp quá trình phát hành D/O diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ, tránh tình trạng thiếu sót giấy tờ dẫn đến việc trì hoãn nhận hàng.

Yêu cầu phát hành Delivery Order: Sau khi đã chuẩn bị xong các chứng từ, người nhận hàng sẽ liên hệ với người vận chuyển hoặc đại lý vận tải để yêu cầu phát hành D/O. Trong quá trình này, người nhận hàng cần cung cấp các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ và số điện thoại để người vận chuyển xác minh danh tính.

Người vận chuyển sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ và xác nhận rằng người yêu cầu phát hành D/O là đúng người có quyền nhận hàng. Sau khi mọi thứ đã được xác minh, họ sẽ tiến hành phát hành D/O cho người nhận hàng.

Nhận hàng tại cảng hoặc kho bãi: Khi đã nhận được D/O, người nhận hàng chỉ cần mang theo giấy này cùng với các chứng từ liên quan tới cảng hoặc kho bãi chỉ định để nhận hàng. Nhân viên tại đây sẽ kiểm tra D/O và chứng từ của người nhận hàng để đảm bảo rằng mọi thứ đều hợp lệ trước khi tiến hành giao hàng.

Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng cách và đúng đối tượng, tránh xảy ra tình trạng nhầm lẫn hoặc mất mát hàng hóa.

Chức năng của Delivery Order

Delivery Order không chỉ đơn thuần là một chứng từ mà còn mang nhiều chức năng quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa. Những chức năng chính của Delivery Order bao gồm bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan, quản lý quy trình giao hàng và hỗ trợ thanh toán.

Bảo vệ quyền lợi của người nhận hàng: Một trong những chức năng quan trọng nhất của D/O là bảo vệ quyền lợi của người nhận hàng. Với D/O trong tay, người nhận hàng có quyền yêu cầu giao hàng từ người vận chuyển, đảm bảo rằng hàng hóa sẽ không bị giao cho bất kỳ ai khác. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng nhận nhầm hàng hoặc mất mát hàng hóa.

Bên cạnh đó, D/O cũng là bằng chứng xác nhận quyền sở hữu hàng hóa của người nhận. Nếu có tranh chấp xảy ra, D/O có thể được sử dụng như một chứng cứ quan trọng để giải quyết vấn đề.

Quản lý quy trình giao hàng: Delivery Order đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quy trình giao hàng. Nó giúp các bên liên quan nắm rõ tình trạng hàng hóa và theo dõi quá trình giao nhận hàng. Bằng cách sử dụng D/O, người vận chuyển có thể kiểm soát việc giao hàng một cách hiệu quả hơn, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ.

Ngoài ra, D/O cũng giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình giao nhận hàng. Khi có D/O, nhân viên tại cảng hoặc kho bãi dễ dàng kiểm tra thông tin và xác nhận hàng hóa trước khi giao cho người nhận.

Hỗ trợ thanh toán và giải quyết tranh chấp: Trong một số trường hợp, D/O cũng có thể được sử dụng để hỗ trợ thanh toán giữa các bên liên quan. Ví dụ, nếu người nhận hàng phải thanh toán một khoản phí nào đó cho người vận chuyển, họ có thể sử dụng D/O như một bằng chứng để hoàn tất thủ tục thanh toán.

Nếu có tranh chấp xảy ra giữa các bên trong quá trình giao hàng, D/O cũng có thể được sử dụng như một tài liệu pháp lý để giải quyết vấn đề. Việc có D/O giúp các bên liên quan có bằng chứng rõ ràng về trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình giao nhận hàng.

Tham khảo: SI là gì? Cách lập Shipping Instruction

Phân loại các loại Delivery Order

Delivery Order có thể được phân loại thành nhiều loại khác nhau dựa trên các tiêu chí khác nhau như mục đích sử dụng, phương thức phát hành hay đặc điểm của hàng hóa. Hiểu rõ các loại D/O này giúp các bên liên quan dễ dàng áp dụng trong thực tế.

Delivery Order theo mục đích sử dụng: D/O có thể được chia thành hai loại chính theo mục đích sử dụng:

D/O đích danh (Straight D/O): Đây là loại D/O được phát hành cho một người nhận cụ thể. Chỉ có người nhận này mới có quyền nhận hàng hóa. Loại D/O này thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại quốc tế, nơi mà việc xác định danh tính người nhận là cực kỳ quan trọng.
D/O theo lệnh (Order D/O): Loại D/O này không chỉ ghi rõ tên người nhận mà còn cho phép chuyển nhượng quyền nhận hàng. Người nhận có thể chuyển nhượng quyền nhận hàng cho người khác bằng cách ký tên vào D/O. Điều này mang lại tính linh hoạt hơn trong việc giao nhận hàng hóa.

Delivery Order theo phương thức phát hành: Delivery Order cũng có thể được phân loại theo phương thức phát hành:

D/O điện tử (E-D/O): Đây là loại D/O được phát hành và lưu trữ dưới dạng điện tử. E-D/O đang trở thành xu hướng phổ biến trong ngành xuất nhập khẩu bởi tính tiện lợi và độ chính xác cao. Người nhận hàng có thể nhận D/O qua email hoặc ứng dụng di động, giúp rút ngắn thời gian nhận hàng.
D/O giấy (Paper D/O): Đây là loại D/O truyền thống được phát hành dưới dạng giấy. Mặc dù vẫn được sử dụng rộng rãi nhưng D/O giấy thường gặp phải nhiều bất tiện trong quá trình lưu trữ và xử lý. Do đó, nhiều công ty hiện nay đang chuyển sang sử dụng E-D/O.

Delivery Order theo đặc điểm hàng hóa: Tùy thuộc vào đặc điểm của hàng hóa, D/O cũng có thể được phân loại thành các loại khác nhau:

D/O hàng nguy hiểm: Đối với hàng hóa nguy hiểm, D/O sẽ đi kèm với các yêu cầu và quy định nghiêm ngặt hơn để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển và giao nhận.
D/O hàng đặc biệt: Các loại hàng hóa đặc biệt như hàng lạnh, hàng có giá trị cao cũng sẽ được cấp D/O riêng biệt, thường đi kèm với các điều kiện và quy định về bảo quản và vận chuyển.

Các chứng từ cần thiết để lấy lệnh D/O

Để lấy lệnh Delivery Order, người nhận hàng cần chuẩn bị một số chứng từ cần thiết nhằm chứng minh quyền sở hữu và nhận hàng hóa. Những chứng từ này sẽ giúp quá trình phát hành D/O diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Vận đơn gốc: Vận đơn gốc (Bill of Lading) là một trong những chứng từ quan trọng nhất cần có để lấy lệnh D/O. Vận đơn gốc không chỉ là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa mà còn chứa đựng thông tin chi tiết về hàng hóa, người gửi và người nhận.

Nếu là D/O đích danh, người nhận cần xuất trình vận đơn gốc. Nếu là D/O theo lệnh, người nhận hàng cần có vận đơn gốc đã được ký chuyển nhượng cho họ. Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng người có quyền nhận hàng.

Giấy chứng nhận quyền sở hữu: Ngoài vận đơn gốc, người nhận hàng cũng cần chuẩn bị giấy chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa (Certificate of Ownership). Giấy này có thể là hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại hoặc bất kỳ tài liệu nào chứng minh rằng người nhận có quyền nhận hàng.

Giấy chứng nhận quyền sở hữu giúp người vận chuyển xác minh danh tính và quyền nhận hàng của người yêu cầu phát hành D/O. Nếu không có chứng từ này, quá trình phát hành D/O có thể bị trì hoãn.

Các chứng từ thanh toán và giấy tờ cá nhân: Người nhận hàng cần xuất trình các chứng từ chứng minh việc thanh toán các khoản phí liên quan đến việc phát hành D/O. Điều này có thể bao gồm biên lai thanh toán, hóa đơn hoặc các chứng từ tương tự.

Bên cạnh đó, người nhận cũng cần có giấy tờ cá nhân như chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu để xác thực danh tính. Việc này giúp người vận chuyển đảm bảo rằng người yêu cầu phát hành D/O là đúng người có quyền nhận hàng.

Những trường hợp cần chú ý khi thực hiện Delivery Order

Khi thực hiện Delivery Order, có một số tình huống đặc biệt mà các bên liên quan cần chú ý để đảm bảo quá trình giao nhận hàng không bị gián đoạn và tránh phát sinh rủi ro.

Trường hợp phát sinh thêm phí: Trong quá trình giao nhận hàng, có thể phát sinh thêm các khoản phí không mong muốn như phí lưu kho, phí phát sinh do chậm trễ hoặc phí sửa chữa. Người nhận hàng cần nắm rõ các thông tin về phí D/O cũng như các khoản phí phụ để lập kế hoạch tài chính hợp lý.

Việc chuẩn bị trước các khoản phí này giúp người nhận hàng tránh được tình trạng bị áp lực tài chính hoặc bất ngờ khi nhận hàng. Nếu có thắc mắc về phí, người nhận nên chủ động liên hệ với người vận chuyển hoặc đại lý vận tải để được tư vấn.

Quy trình giải quyết tranh chấp: Trong một số trường hợp, có thể xảy ra tranh chấp giữa các bên liên quan về quyền nhận hàng hoặc tình trạng hàng hóa. Để giải quyết vấn đề này, các bên cần tuân thủ quy trình cụ thể và lập một biên bản ghi nhận sự việc.

Biên bản này nên ghi lại đầy đủ thông tin về tranh chấp, bao gồm ngày giờ, địa điểm, các bên liên quan và nội dung tranh chấp. Các bên cũng nên giữ gìn các chứng từ liên quan để làm bằng chứng nếu vấn đề cần được đưa ra giải quyết ở cấp cao hơn.

Thay đổi thông tin nhận hàng: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin nhận hàng, người nhận hàng cần thông báo ngay cho người vận chuyển hoặc đại lý vận tải. Việc này nhằm đảm bảo rằng D/O được cập nhật chính xác và không gây ra tình trạng nhầm lẫn trong quá trình giao nhận.

Người nhận hàng cũng nên xác thực thông tin trên D/O trước khi đến nhận hàng để đảm bảo mọi thông tin là chính xác. Nếu có sự sai lệch nào, cần yêu cầu điều chỉnh ngay lập tức để tránh phát sinh rắc rối.

Delivery Order (D/O) là một chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, có tác dụng to lớn trong việc kết nối các bên liên quan và đảm bảo quyền lợi của người nhận hàng. Việc hiểu rõ về khái niệm, các bước thực hiện, chức năng và các loại D/O sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Hy vọng rằng bài viết này Long Hưng Phát đã cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích và hữu ích liên quan đến Delivery Order, từ đó giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình giao nhận hàng hóa trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Seo LHP Express

Chúng tôi có hơn 16 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh đi Mỹ, Úc, Canada, Hàn Quốc, Nhật Bản, NewZeland và hơn 200 quốc gia khác. Hãy liên hệ qua số điện thoại: 0936.799.169 để được tư vấn và báo giá chi tiết!